Foto: Stuart Miles en FreeDigitalPhotos
Las redacciones reducidas en los grandes medios de comunicación y la figura de periodistas orquestas ha minado la asistencia de estos profesionales a las ruedas de prensa, cediendo, casi en exclusiva, ese privilegio a los políticos. Este hecho unido a la gran cantidad de herramientas que nos ha proporcionado la tecnología, hace que se busquen nuevas vías de poder realizar encuentros con periodistas. Una de ellas son los webinars, conferencias o seminarios online en directo, similares a las reuniones pero a través de internet y que permiten a los participantes interactuar entre sí, compartir documentos, realizar encuestas, entrevistas… un gran abanico de posibilidades.
Pese a que el uso de webinars en el entorno del márketing es bastante popular, son casi inexistentes de cara a realizar encuentros, cursos, talleres o seminarios para los propios medios de comunicación. En definitiva, permiten desarrollar eventos interesantes que evitan el desplazamiento de los periodistas al tiempo que generan un valor añadido, lo que puede resultar de utilidad en el escenario que nos encontramos hoy en día en muchos medios.
Antes de lanzarnos a esta aventura es importante conocer cómo sacarle el máximo partido a un encuentro web de este tipo. Aquí desgranamos algunos puntos importantes a tener en cuenta:
1 – Responder a un objetivo: Por obvio que parezca, siempre lo primero es tener bien presente cuál va a ser el objetivo del webinar, y si ésta va a ser la herramienta más adecuada para comunicarlo. Aunque este punto parece de perogrullo, son muchas las organizaciones que se centran primero en el qué quieren hacer y luego en cómo rellenarlo de contenido.
2.- Tema didáctico y entretenido: El asunto a tratar es otro aspecto importante a tener en cuenta. Además de ser un tema relevante y de actualidad para los medios a los que te diriges, debe ser educativo (tipo los seminarios formativos de prensa), pero a la vez entretenido, ya que el hecho de sea en formato digital puede llevar a dispersar la atención de tu público y más de un periodista que normalmente está a tres cosas al mismo tiempo.
3.- Elegir una buena plataforma: Un aspecto que no puedes descuidar es la plataforma que vas a utilizar para la retransmisión del webinar. Valora la calidad de la emisión, la inclusión de página de registro, que permita grabar el encuentro digital y utilizar después el archivo de vídeo, que de la opción de compartir la pantalla del ordenador así como la cámara que grabe a los participantes, etcétera. Aquí puedes encontrar un listado con plataformas para webinars gratuitas de y de pago.
4.- Control de la duración: En cuanto a la duración, ten presente que es imprescindible dejar tiempo para las preguntas, algo de lo que no se debe privar nunca a un periodista. Como en cualquier encuentro que hagas con los medios, es imprescindible dejar unos 15 minutos para responder a todas las dudas. Contando con esta parte, el webinar completo no debería de tener una duración de más de una hora.
5.- Aumentar su difusión en RRSS: Utiliza las redes sociales para aumentar la difusión del encuentro web. Ya os contamos cómo usar Twitter para una rueda de prensa 2.0, consejos que también podéis reutilizar para este encuentro digital. Y es que la red de microblogging es una potente herramienta para contactar con los medios de comunicación, pese a que un reciente informe ha revelado que solo el 17 por ciento de las agencias lo usa para hablar con periodistas. Crear un hashtag corto y adecuado ayudará a convocar el evento, a su difusión, a crear un debate durante y después del webinar… No hay que olvidar retransmitir el evento en directo también a través de esta red social destacando frases de portavoces o incluyendo pantallazos interesantes.
6.- Envío de la grabación: Poder grabar el seminario digital es un plus que te permitirá poder enviar después el archivo en formato vídeo a los medios que hayan asistido, así como a otros periodistas que hayan mostrado interés y finalmente no se hayan conectado. Siempre podrás conseguir ampliar la cobertura con impactos extras, ganarte la confianza de los periodistas y/o posicionarte como fuente en un tema concreto. El envío del archivo, al igual que haces con las notas de prensa no debe sobrepasar las 24 horas desde que se celebró el webinar.
7.- Exprimir el contenido a posteriori: Tras la celebración del encuentro digital, siempre te quedará un contenido muy interesante que podrás utilizar posteriormente con los medios. Muchas empresas de márketing que celebran webinars con frecuencia, suelen crear ebooks con los contenidos tratados, sin embargo hay más opciones: puedes realizar comunicados de prensa con datos o conclusiones, alimentar el blog de tu agencia, incluir la presentación compartida en SlideShare, elaborar un informe o libro blanco sobre un tema específico, crear un repositorio de webinars en tu web… En función de la temática, el contenido y el presupuesto podrás encontrar la opción que más se ajuste a tus propósitos.
8.- Análisis y optimización: Por último y no menos importante está el análisis de los resultados. Este aspecto es clave para conocer el impacto real que ha tenido el webinar en los medios, si ha respondido a nuestros objetivos (generar confianza en los medios, posicionarnos en un tema y capitalizarlo, conseguir cobertura, cambiar sentimientos o perspectivas…), conocer los aspectos que mejor han funcionado y, por supuesto, cuáles hay que mejorar.
Estos son algunos aspectos a tener en cuenta para crear un webinar para periodistas y sacarle el máximo partido, pero seguro que hay más ¿te animas a compartirlos con nosotros?
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